Du behöver inte vara någon dataexpert för att kunna använda
dokumentarkivet. Det är lätt att komma igång eftersom
användargränssnittet är Windowsmiljön via din webläsare. Systemet är
tillgängligt dygnet runt, var du än befinner dig. Allt du behöver är en
Internetuppkoppling, rekommenderat minimum ISDN 64 Kbps och en modern
webbläsare.
E-post
E-post via formulär eller din e-postklient. Genom att klicka på en
kontaktperson eller en projektmedlem, kan du skicka e-post. Du kan
välja mellan att skicka det via din e-postklient eller ett formulär på
Projektplatsen.
Dokumenthantering med gemensamt arkiv
I dokumentarkivets respektive projektplats kan projektets medlemmar
arbeta med gemensamt material såsom dokument, kalkyler, planer, PM,
ritningar, länkar, mappar och webbsidor (html-dokument). Arkivet ser ut
och fungerar ungefär som en "delad hårddisk" på nätet.
- Dokumentarkiv
- Låsning av dokument
- Versionshantering
- Drag-and-drop
- Dokumentbesrkivningar
- Behörighet
- Integration med AutoCAD 2000i
Dokumentarkivet innehåller bland annat följande funktioner
- Automatisk låsning av dokument under tiden som du arbetar med dem.
- Versionshantering som automatiskt sparar dokumentet med ett nytt versionsnummer när någon reviderar det.
- Du kan använda drag-and-drop och flytta dokument och mappar till arkivet från ditt skrivbord och vice versa, precis som du gör när du flyttar saker på din egen PC. Du tar helt enkelt tag i det du vill flytta med markören, drar dit du vill ha det och släpper.
- Dokumentbeskrivningar synliga för varje dokument, med möjlighet att länka till ett dokument, en länk eller en mapp.
- Möjlighet att ge medlemmar olika behörighet.
- Dokumentarkivet är tätt integrerat med AutoCAD 2000i, Office 2000
etc. Det innebär att du kan öppna, redigera och spara dokument direkt i
dokumentarkivet. Du kan även flytta dokument och mappar till arkivet
från ditt skrivbord och viceversa.
Diskussionsforum
I diskussionsforumet kan projektmedlemmarna diskutera idéer, föreslå
lösningar och respondera. Inläggen trådas för enkel översikt. En
statestikfunktion i diskussionsforumet gör att man kan se vem som läst
inlägget, och när. Man kan redigera sina egna inlägg, arkivera och
skriva ut inlägg, och även bifoga dokument och länkar.
Projektkalender
I projektkalendern kan projektmedlemmarna
- Skapa milstolpar
- Bokamöten och bjuda in deltagare. Ett e-postmeddelande skickas automatiskt ut till deltagarna.
- Bekräfta eller avböja deltagande i möten. Projektmedlemmar som bekräftat eller avböjt deltagande i mötet markeras med grön respektive röd prick.
- Följa hur projektet fortlöper och vilket arbete som är utfört.
-
Aktiviteterna kan visas i form av en lista med status, resurser,
prioritet, färdigdatum, historik, beskrivning och kommentarer, eller
som Gantt-schema, med projektetets aktiviteter och milstolpar utlagda
på en tidsaxel. Möten kan importeras i vCalformat till din egen dator
(Outlook 98/2000 and Netscape Calendar).
Dokumentmallar
Skapa projektmallar. I Dokumentmallar lägger du dokument som kan
användas som förlagor när du och andra projektmedlemmar skapar dokument
i Dokumentarkivet. Dokumentmallar är mycket användbart i projekt där
man under arbetets gång skapar många dokument av samma typ, som
tidsrapporter, specifikationer eller listor av olika slag.
Säkerhetsfunktioner
Ditt projekt är säkert hos oss. Vi tar daglig backup av arkivet. Endast
du och de du väljer att samarbeta med kan komma åt dina projektplatser.
Dina projektplatser är skyddade genom bland annat:
- Lösenordsskyddad access till projektplatsen.
- Krypterade lösenord.
- SSL-krypterad kommunikation mellan våra servrar och din dator.
- Kryptering av allt material som lagras i en projektplats.
- Säker databasserver, baserad på Microsoft Windows 2000 teknologin.
- Automatisk utloggning.
Arbetsuppgifter
I arbetsuppgifter kan projektmedlemmarna:
- Skapa, prioritera och tidsplanera arbetsuppgifter, tilldela resurser.
- Acceptera eller avböja arbetsuppgifter. Projektmedlemmar som bekräftat eller avböjt arbetsuppgifter markeras med en grön eller röd prick.
- Här kan projektmedlemmarna följa hur projektet fortlöper och vilket arbete som är utfört.
Statistikfunktioner
Det finns en mängd statistikfunktioner i dokumentarkivet som ger en snabb överblick över aktiviteterna i projektplatsen.
- Projekthistorik där du när som helst kan fråga systemet om vad som hände i ett visst projekt under en viss tidsperiod. Vem uppdaterade vilket dokument när, vem ändrade tidsplanen, vilka aktiviteter gavs ny prioritet etc.
- Automatiska aktivitetsrapporter kan levereras till alla projektmedlemmar via e-post varje morgon. Rapporterna innehåller information om vad som hänt föregående dygn i alla de projektplatser du har tillgång till. Du ställer själv in vilken typ av händelser du vill ha med i rapporten eller om du inte vill ha någon rapport alls.
